Как да бъдем продуктивни на работното си място?

Най-често срещаните причини за неефективното управление на времето са свързани с липсата на умения за приоритизиране и планиране на задачите, неефективна организация на работното пространство, претрупване със задачи, разсейване, отлагане, прекъсвания, неефективно управление на електронната поща и неумение да се казва „не“.

Доброто управление на времето ни позволява да работим по-интелигентно, вместо по-трудно – така, че да постигнем повече резултати за по-малко време, дори когато сроковете са кратки, а напрежението – високо.

Ето 8 стъпки за по-висока лична продуктивност:

1. Водене на списък със задачи (To Do List).

Може да планираме като използваме различни приложения като Google Calendar®, MS Outlook® и пр. Най-важното при избора на подходящ инструмент е той да ни позволява лесно да въвеждаме данни и да наблюдаваме необходимия ни период от време (ден / седмица / месец) – т.е. да бъде на нивото на детайлност, от което имаме нужда

2. Избягвайте вършенето на няколко неща едновременно.

Мултитаскингът е мит и представлява отделяне на частично внимание на различни дейности, докато се редуват една с друга. Той е свързан с прехвърляне на фокуса от една задача към следващата, а после връщане към предишната, в резултат на което времето за изпълнението им се увеличава, намалява се продуктивността и се увеличава стреса.

3. Почивайте си редовно.

Тук не става дума да работите 20 минути и след това да почивате толкова, а щом приключите дадена задача, да отделите няколко минути, в които да си отдъхнете, преди да се прехвърлите на следващата и по този начин да дадете възможност на мозъка ви да „превключи“ на друг работен режим.

4. Общувайте ефективно.

Винаги когато се обаждате на колега или му пишете за нещо, старайте се да описвате всичко ясно и в цялата му пълнота, за да избегнете последваща комуникация за доуточняване. Така вие ще спестите време както на себе си, така и на вашите колеги.

5. Развийте дисциплина по отношение на социалните мрежи.

Нормално е да преглеждате профилите си в определени моменти от деня, най-добре би било това да се случва по време на регламентираните почивки. Няма нищо лошо в паузата за кафе да хвърлите поглед на телефона си. Или да отговорите на съобщение в 2-минутната пауза между две задачи, но ако си позволявате често да се разсейвате от телефона си, губите ценно време във вършене на нещо непродуктивно, а и по този начин оставяте лошо впечатление както на колегите ви, така и на вашия ръководител.

6. Отлагането е навикът да се забавят важни задачи, обикновено чрез фокусиране върху по-малко спешни, по-приятни и по-лесни дейности. За да се справим с този лош навик, трябва първо да признаем, че отлагаме, след това да идентифицираме причините за отлагането и да предприемем подходяща стратегия за справяне с него.

7. Претрупването със задачи е „лош навик“, който е свързан с липсата на асертивност или с желанието на човек да изглежда професионалист, да бъде забелязан и оценен. И в двата случая обаче, това претрупване води до повишаване на стреса и намаляване на продуктивността.

8. Продължителни неефективни срещи.

Срещите могат да бъдат ефективни, ако се спазват определени правила – водещият срещата е важно да използва дневния ред като средство за фокусиране върху ключовите неща, а участниците в срещата трябва да уважават времето на другите присъстващи като бъдат достатъчно подготвени, съсредоточени и конкретни. За да скъсят времето за срещи, много компании практикуват те да са на крак, обикновено около кръгла маса, поставена на удобно място в офиса или производственото помещение.

Не можем да управляваме времето. Можем да управляваме само себе си във времето и начина, по който го използваме.

Ценете времето си и това на другите и бъдете по-продуктивни в работата си!