В съвременния бизнес свят една организация е толкова силна, колкото са стабилни нейните хора и процеси. “Служителите са най-сигурната Ви опора”, убедена е Таня Нонова, основател и управител на SP Audit.
Готови ли сте, обаче, за непредвидени ситуации, когато ключови служители на компанията Ви трайно или временно отсъстват – било то поради напускане, дългосрочно заболяване, майчинство или други обстоятелства?
Вероятно сте чули за кризата с “Boeing”, предизвикана от две тежки самолетни катастрофи през 2018 и 2019 г. Тя носи щети за няколко милиарда на компанията, която се раздели със свои основни инженери и мениджъри без ясен план за действие. Американската икона на самолетостроенето все още не може да излезе от тежкия си репутационен провал, който показа огромни пропуски в работните й процеси.
Такива черни сценарии могат да Ви изправят пред значителни рискове, освен ако нямате резервен план за действие в критични моменти.
Именно такава е ролята на т.нар. “substitution plan” (план за заместване).
Това е предварително изготвена стратегия, описваща как дадена организация управлява замяната на ключови служители при тяхното внезапно отсъствие или напускане. Този “План Б” може да включва временни заместници или дългосрочни наследници за критични позиции.
Според някои проучвания*, 60% от компаниите нямат план за заместване на ключови кадри, което ги излага на сериозен риск. Макар тази практика все още да е силно неглижирана дори от големи компании, ползите от нея могат да спасят бизнеса Ви от криза.
Какво може да ви спести “substitution plan”-ът?
Изготвянето на такъв стратегически план минимизира риска от съществени сътресения, независимо от обстоятелствата. Такива последици може да са:
- Намалена ефективност или спад в производителността
- Загуба на клиенти и / или приходи
- Забавяне на проекти
- Претоварване на останалите служители
- Лоша репутация на компанията
Каква е целта на такава стратегия?
Всъщност основната цел на всеки резервен план е да осигури предвидимост и оперативна гъвкавост. Независимо дали управлявате голяма корпорация, среден или малък бизнес,, Вашите работни процеси се нуждаят от непрекъснатост, разчитайки на специализираните знания и отговорности на ключовите мениджъри.
Как да изградите план за заместване?
Ето и какви ключови аспекти да включите, за да се сдобиете с ефективен план за заместване:
1. Анализ на ключовите позиции
Помислете кои са служителите, които имат най-голямо въздействие върху бизнеса. Това могат да бъдат висши мениджъри, водещи експерти в екипите, като финансови директори или специалисти по продажби. Задайте си въпросите: “Кои служители са незаменими?”, “Какви умения и знания притежават?”, “Как липсата им би повлияла на компанията?”.
2. Определяне на потенциални заместници
След като знаете кои са критичните роли, следващата стъпка е да подготвите техните “резерви”, които могат да поемат тези задължения при необходимост. Може да подготвите други Ваши служители чрез вътрешни обучения, които намирате за подходящи и могат да поемат друга ключова роля, в случай на такава необходимост. Друг вариант е да потърсите външни резервни кадри, които бързо могат да бъдат въвлечени в дейността на компанията. Може да работите с ЧР консултант, който ще помогне да изградите своя база данни с подобни потенциални кандидати.
3. Документиране на знанията и процесите
Много компании губят ценна информация, когато ключов служител напусне, защото няма добре документирани процеси. Помислете как е при Вас – ако ключов служител си тръгне днес, ще има ли всички нужни насоки, по който работата да продължи без срив? Важно е всеки критичен процес да има подробно описание. Стандартизираните работни инструкции (SOP) гарантират сигурност и приемственост в работния процес.
4. План за реакция и прилагане
Какво ще направите, ако утре финансовият Ви директор напусне? Или ако водещият технологичен експерт бъде извикан в друга страна за месеци?
- Създайте конкретен план за действие за всяка ключова роля.
- Определете кой ще взема решения в кризисни ситуации.
- Определете срокове и механизми за адаптация на заместниците.
5. Тестване и актуализиране на плана
Substitution Plan не е просто документ, който да бъде създаден и забравен в архива. Той трябва редовно да се актуализира и тества:
- Дали подготвените резервни кадри наистина могат да поемат новите роли?
- Дали съществуващите процеси са достатъчно ясни и ефективни?
- Каква е ефективността на обучителните програми?
Това са критични въпроси, които могат да Ви осветлят пропуски както в работната дейност, така и в комуникацията между служителите. Затова нашият съвет е да търсите активно обратна връзка от хората, с които работите.
Не чакайте кризата, за да осъзнаете, че Ви липсва резервен план!
Експертите на SP Audit имат богат стратегически опит и могат да Ви помогнат с изграждане на стабилност за бизнеса Ви!
*https://www.investmentnews.com/retirement-planning/as-clock-ticks-on-succession-boom-a-third-of-business-owners-dont-have-a-plan/254355